W każdej firmie handlowej jest lista czynności, które ktoś robi codziennie, ręcznie i od lat. Przepisywanie zamówień z marketplace'u do programu magazynowego. Sprawdzanie, czego brakuje. Poprawianie ofert po wyprzedaniu. Wysyłanie faktur. Każda z osobna to drobiazg, razem potrafią zjeść pół etatu.
Piszę z praktyki: buduję automatyzacje dla firmy, która sprzedaje na Allegro z trzech kont i ponad trzech tysięcy ofert, i przez ostatnie miesiące zautomatyzowaliśmy tam większość z tej listy. Poniżej uczciwy przegląd: co się automatyzuje łatwo, co wymaga więcej pracy i po czym poznać, że dany proces w ogóle warto ruszać.
Dobry kandydat do automatyzacji ma trzy cechy: dzieje się często (codziennie albo przy każdym zamówieniu), przebiega według stałych reguł (da się je opisać zdaniem "jeżeli X, to Y") i nikt nie lubi tego robić. Prosty rachunek: czynność zajmująca 15 minut dziennie to ponad 90 godzin rocznie. Jeśli reguły są jasne, maszyna zrobi to samo w sekundę i nigdy nie zapomni.
Zły kandydat to proces, który wymaga oceny człowieka: negocjacje z dostawcą, opisy produktów, odpowiedzi na nietypowe reklamacje. Tego nie ruszamy, bo automat będzie gorszy od Ciebie.
Sklep internetowy, marketplace, hurtownia dostawcy: każdy trzyma stany u siebie, a rozjazd między nimi to najczęstsze źródło problemów, od sprzedaży towaru, którego nie ma, po ręczne "uzgadnianie Excela" co rano. Automat czyta stany ze źródła prawdy (program magazynowy, plik od dostawcy, feed XML) i pilnuje, żeby wszędzie było to samo. To zwykle pierwsza automatyzacja, którą warto zrobić, bo naprawia dane, na których stoją wszystkie następne.
Towar się wyprzedał, a oferta na Allegro dalej obiecuje wysyłkę w 24 godziny: tak rosną opóźnienia i spada Super Sprzedawca. Automat reaguje na zmianę stanu w minutę i ustawia uczciwy czas wysyłki według reguł: towar u Ciebie to 24 h, tylko u dostawcy to np. 3 dni, brak wszędzie to dłuższy termin. Szerzej opisałem to w osobnym poradniku o czasach wysyłki.
Klient kupuje, faktura powstaje w systemie księgowym, a potem ktoś ręcznie dopina PDF do zamówienia na marketplace albo wysyła mailem. Automat znajduje właściwe zamówienie i robi to w minutę od wystawienia. Koniec z wiadomościami "poproszę fakturę".
Zamówienie wpada na marketplace, a ktoś przepisuje je do programu magazynowego czy ERP ręcznie, pozycja po pozycji. To się automatyzuje dobrze, ale wymaga staranności przy szczegółach: mapowanie produktów, rabaty, koszty wysyłki, zwroty. Dobrze zrobiony automat przepisuje wszystko sam i zostawia dziennik, w którym widać każdą operację.
Które zamówienie można pakować od razu, które czeka na dostawę, a co trzeba domówić u dostawcy? Przy kilku zamówieniach dziennie ogarnia to głowa, przy kilkudziesięciu potrzebny jest system reguł, który sam rozdziela zamówienia na te trzy kupki i pilnuje kolejności. U nas taki mechanizm podejmuje kilkadziesiąt decyzji dziennie i robi to identycznie jak człowiek, tylko bez pomyłek po południu.
Ile sprzedaliśmy, czego brakuje, co wisi w dostawie, gdzie pojawił się minus na stanie. Zamiast codziennego klikania po panelach automat składa te dane sam i wysyła powiadomienie tam, gdzie je przeczytasz: mail, telefon, panel. Osobna kategoria to powiadomienia o rzeczach, które łatwo przegapić, na przykład o kampaniach z dopłatami na Allegro, do których akurat się kwalifikujesz.
Chcesz, żeby ktoś to u Was ustawił?
Buduję integracje i automatyzacje dla firm sprzedających na Allegro: Baselinker, Subiekt nexo, Allegro API, do tego strony i panele webowe. Opisz w dwóch zdaniach, co u Was zjada czas, a powiem wprost, czy da się to zautomatyzować i ile to zajmie.
Napisz, wycenię w 24 hAutomatyzacja, której nie widać, to automatyzacja, której nie można zaufać. Cokolwiek zautomatyzujesz, samodzielnie czy z kimś, wymagaj dziennika zmian: co, kiedy i dlaczego system zrobił. Bez tego każda niejasność kończy się wyłączeniem automatu "na wszelki wypadek", i po miesiącu wszystko znowu robi się ręcznie.